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Handexemplare
Die Beschaffung von kostenpflichtiger Literatur, die ständig in den Fachbereichen und Referaten benötigt wird, wird durch die vom Senat beschlossene Beschaffungsordnung geregelt.
 

 

Zusammenfassung: 

Nachschlagewerke wie Duden, Wörterbücher, Tabellenbücher, Formelsammlungen, Ergänzungen zu Dokumentationen, Loseblattsammlungen oder Foliensätze für die Lehre, usw. können ausnahmsweise aus Mitteln der Fachbereiche oder deren Drittmittel finanziert werden. So finanzierte Literatur wird nicht in das Bibliothekskatalogsystem eingearbeitet.
 
Der Bedarf an solcher Literatur ist auf einer vom Dekan oder Projektleiter unterschriebenen Liste unter der Angabe der bibliographischen Daten (Autor, Titel, Verlag, Erscheinungsjahr, ISBN, Preis) als Anlage zum hausinternen Bestellantrag an das Referat 2 abzugeben.
Bei Interesse beraten die Mitarbeiter der Hochschulbibliothek die Fachbereiche bei der Auswahl der gewünschten Literatur.
Im Ref. 2 erfolgt die Prüfung des Antrages und Festlegung der benötigten Mittel in der entsprechenden Finanzierungsquelle des Fachbereiches.
Danach wird der Bestellantrag vom Ref. 2 an die Hochschulbibliothek zur Beschaffung gegeben und dort wird die Bestellung ausgelöst.
Nach Eingang der Literatur in der Bibliothek wird diese mit dem Eigentumsstempel "Handexemplar Ernst-Abbe-Hochschule Jena" versehen und in der gesonderten internen lokalen Datenbank "Handexemplare" gespeichert (mit Fachbereich, verantwortlicher Mitarbeiter, Angaben zur Literatur).
 
E-Books können als Handexemplare nur beschafft werden, wenn sie auf E-Book-Readern, die Eigentum der EAH sind, gespeichert werden.
 
 
Verlässt der verantwortliche Mitarbeiter die EAH Jena (Laufzettel in der Hochschulbibliothek) muss die Literatur an die Bibliothek gegeben werden oder ein anderer Mitarbeiter des Fachbereiches muss die Übernahme der Literatur bestätigen. In der Datenbank "Handexemplare" wird dann die Zuordnung der Literatur aktualisiert.
 
 
Kann bestellte Literatur nicht beschafft werden, informiert die Hochschulbibliothek den Besteller darüber. Dem Besteller obliegt es dann (bei Bescheid "nicht lieferbar/ vergriffen"), den im Ref. 2 festgelegten Vorgang schriftlich zu stornieren (oder teilweise zu stornieren). Die gelieferte Literatur wird von der Hochschulbibliothek mit zugehöriger Rechnung (Rechnung adressiert an den jeweiligen Fachbereich) an die Fachbereiche gegeben. Die Rechnung ist in den Fachbereichen sachlich rechnerisch abzuzeichnen und an das Referat 2 zu geben.
 
 
Auf Anfrage der Dekane erstellt die Hochschulbibliothek eine Inventurliste, welche "Handexemplare" in seinem Fachbereich bei wem vorhanden sind.


(Stand 10/2014)