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Beschaffungsrichtlinien
 
Ordnung zur Beschaffung und Bereitstellung von Literatur in der Hochschule
Jena: (Auszug aus Senatsbeschluss)
 
 
1. Inhalt der Ordnung
Diese Literaturbeschaffungsordnung regelt:
1.      Was zählt zur Literatur und wer beschafft Literatur?
2.      Wie wird mit Literatur verfahren, die aus Mitteln der Hochschulbibliothek be-
         schafft wurde?
3.      Wie können (oder besser sollen) die Fachbereiche Einfluss auf den Bibliotheks-
         bestand nehmen?
4.      Wie erfolgen Bestellungen von Abonnements und Loseblattsammlungen mit
         Ergänzungsabo?
5.      Wie wird Literatur beschafft und finanziert, die ständig im Fachbereich benötigt 
         wird?
6.      Wie und wo kann man sich informieren welche Literatur lieferbar ist?
 
Letzter Punkt (nachfolgend unter Punkt 6) ist nicht Gegenstand der Beschaffungs-ordnung er ist nur Informationshilfe, d.h. er kann durch Aktualisierungen (neue Datenbanken, neue Anbieter usw.) von der Bibliothek ohne Beschluss geändert/ aktualisiert werden.
 
 
2.         Begriffsbestimmung
Literatur = Def.:
-           vertriebene Informationen (in Papierform oder elektronischer Form), die eine ISBN (Internationale Standard Buch Nummer) oder ISSN (Internationale Standard Serien Nummer) besitzen
-           und "Graue Literatur" (wie Dissertationen, Tagungsmaterialien, u. a. in Abstimmung mit der Bibliothek)
-           und Informationen von Datenbankanbietern (online und offline z.B. - CD-ROM).
 
 
3.         Literaturbeschaffung für den Bestand der Hochschulbibliothek
Sämtliche kostenpflichtige Literatur für die Hochschule Jena wird von der Hochschulbibliothek beschafft, registriert, inventarisiert, katalogisiert, erschlossen und bereitgestellt. Die Bestellungen werden vom Bibliotheksleiter ausgelöst.
Literatur mit einem Jahresabo- oder Einzelpreis größer 5.000 Euro darf nur mit Zustimmung des Rektors bestellt werden. Der Bibliotheksleiter entscheidet auf Grundlage der vorhandenen Mittel und der Vorschläge der Mitarbeiter der Hochschule welche Literatur in welchen Staffelungen erworben wird.
Alle Professoren und Mitarbeiter sind aufgefordert, ständig zu ihrem Fachgebiet aktuellste relevante Literatur zur Anschaffung in der Hochschulbibliothek vorzuschlagen. Die Anschaffungsvorschläge können als formlose Liste, per Email oder durch Anstreichungen in Prospekten an die Hochschulbibliothek gegeben werden. Aus den Anschaffungsvorschlägen muss zu ersehen sein, von wem der Vorschlag stammt (Unterschrift und Fachbereich) und es sollten auch Staffelungen vorgeschlagen werden (z.B. wie viele Exemplare für Ausleihe bspw. plus ein Exemplar in Lesesaal, etc.)
Mehrfachanschaffungen sind nur in der Kategorie "Lehrbuchsammlungen" (Lehrbücher oder zum Lehrbuch erhobenes Fachbuch vom zuständigen FB) möglich. Hier ist die Bestätigung des Dekans nötig.
Falls aus den Prospekten die Relevanz und Qualität der Literatur nicht eindeutig ersichtlich ist, kann die Hochschulbibliothek auch Ansichtssendungen abfordern und die Literatur kann noch vor endgültiger Übernahme durch Autopsie gewertet werden.
Die Professoren und Mitarbeiter beeinflussen so im Rahmen der vorhandenen Mittel wesentlich die Qualität und Quantität der Literatur ihres Fachgebietes im Bibliotheksbestand.
Alle von der Hochschulbibliothek angewiesenen Rechnungen müssen auf deren Anschrift ausgestellt sein.
Abonnements von Periodika und Loseblattsammlungen können aufgrund der geringen Mittel in diesem Budget nur noch neu ausgelöst werden, wenn äquivalente Abbestellungen erfolgen. Über solche Veränderungswünsche, die schriftlich von den Dekanen bei der Bibliothek beantragt werden müssen, entscheidet der Bibliotheksleiter mit dem Bibliotheksausschuss. Hier erfolgen auch regionale Abstimmungen der Thüringer Bibliotheken die berücksichtigt werden müssen.
Bei Loseblattsammlungen wird das Grundwerk in der Regel sehr preisgünstig angeboten, aber die Jahreskosten für die Ergänzungen übersteigen den Preis des Grundwerkes meist deutlich. Man sollte daher prüfen ob es bei Loseblattsammlungen manchmal nicht günstiger ist in Abständen ein neues Grundwerk ohne Ergänzungslieferung (wenn dies möglich ist) zu beschaffen. Dabei erspart man sich auch (natürlich zu Lasten der Aktualität) die aufwendigen Einheftungsarbeiten neben dem Geld.
In "kritischen" Fällen (neue Abos, sehr teure Literatur, Staffelungen, usw.) entscheidet der Bibliotheksausschuss über Bestellempfehlungen der Professoren/ Mitarbeiter/ Fachbereiche mit dem Bibliotheksleiter. Können sich Bibliotheksleiter und Bibliotheksausschuss bezüglich der Erwerbung von Literatur nicht einigen, entscheidet der Rektor.
 
 
4.         Bereitstellung der für den Bestand der Hochschulbibliothek be-
            schafften Literatur
Alle aus dem Hochschulbibliotheksbudget angeschaffte Literatur wird in den Bibliotheksbestand eingearbeitet und im via online weltweit zugänglichen Katalogsystem der Hochschulbibliothek nachgewiesen. Sie kann dann entsprechend der Benutzungsordnung der Hochschulbibliothek ausgewählt und ausgeliehen oder im Lesesaal genutzt werden. Des Weiteren steht sie auch für die Fernleihe anderen Bibliotheken zur Verfügung.
Für Professoren und Mitarbeiter der Hochschule können aus dem ausleihbaren Bibliotheksbestand, zur Sicherung von Forschung und Lehre und zur Erfüllung der Dienstaufgaben, Leihgaben mit längeren Leihfristen erfolgen. In begründeten Fällen können genehmigte lange Leihfristen von der Bibliothek zurückgenommen werden. Die Zahl aller gleichzeitig entliehenen Literatur wird von der Bibliothek entsprechend der Benutzungsordnung beschränkt.
 
 
5.         Beschaffung von kostenpflichtiger Literatur, die ständig in den Fach-
            bereichen und Referaten benötigt wird (Handexemplare)
Nachschlagewerke wie Duden, Wörterbücher, Tabellenbücher, Formelsammlungen, Ergänzungen zu Dokumentationen, Loseblattsammlungen oder Foliensätze für die Lehre usw... können ausnahmsweise aus Mitteln der Fachbereiche oder deren Drittmittel finanziert werden. So finanzierte Literatur wird nicht in das Bibliothekskatalogsystem eingearbeitet.
E-Books und E-Journals werden als Handexemplare für die Mitarbeiter der EAH nur beschafft, wenn sie auf Reader übertragen werden, die Eigentum der EAH sind
Der Bedarf an solcher Literatur ist auf einer vom Dekan oder Projektleiter unterschriebenen Liste unter Angabe der bibliographischen Daten (Autor, Titel, Verlag, Erscheinungsjahr, ISBN, Preis) als Anlage zum hausinternen Bestellantrag an das Referat 2 zu geben. Auf dem Antrag muss neben den Bestelldaten der Nutzername der zu beschaffenden Literatur angegeben werden. Wenn z.B. ein Buchtitel mehrfach bestellt wird, muss (wegen der Inventarisierung der einzelnen Bücher) hinter jedem Buch der Nutzername stehen.
Bei Bedarf beraten die Mitarbeiter der Hochschulbibliothek die Fachbereiche bei der Auswahl der gewünschten Literatur.
Im Ref. 2 erfolgt die Prüfung des Antrages und Festlegung der benötigten Mittel in der entsprechenden Finanzierungsquelle des Fachbereiches.
Danach wird der Bestellantrag vom Ref. 2 an die Hochschulbibliothek zur Beschaffung gegeben und dort wird die Bestellung ausgelöst.
Nach Eingang der Literatur in der Bibliothek wird diese mit dem Eigentumsstempel "Handexemplar Ernst-Abbe-Hochschule Jena" versehen und in der gesonderten internen lokalen Datenbank "Handexemplare" gespeichert (mit Fachbereich, verantwortlicher Mitarbeiter, Angaben zur Literatur).
Verlässt der verantwortliche Mitarbeiter die Hochschule (Laufzettel in der Hochschulbibliothek) muss die Literatur an die Bibliothek gegeben werden oder ein anderer Mitarbeiter des Fachbereiches muss die Übernahme der Literatur bestätigen und in der Datenbank "Handexemplare" wird die Zuordnung der Literatur aktualisiert.
Kann bestellte Literatur nicht beschafft werden, informiert die Hochschulbibliothek den Besteller darüber. Dem Besteller obliegt es dann (bei Bescheid "nicht lieferbar/vergriffen"), den im Ref. 2 festgelegten Vorgang schriftlich zu stornieren (oder teilweise zu stornieren). Die gelieferte Literatur wird von der Hochschulbibliothek mit zugehöriger Rechnung (Rechnung adressiert an Fachbereich) an die Fachbereiche gegeben. Die Rechnung ist in den Fachbereichen sachlich rechnerisch abzuzeichnen und an das Referat 2 zu geben.
Auf Anfrage der Dekane erstellt die Hochschulbibliothek eine Inventurliste, welche "Handexemplare" in seinem Fachbereich bei wem vorhanden sind.
 
 
6.         Welche Literatur lieferbar ist und die entsprechenden bibliographischen Angaben incl. Preis erfahren Sie u.a.: (nur ergänzende Anlage zur Beschaffungsordnung kann ohne Senatsbeschluss von der Bibliothek durch Aktualisierungen geändert werden)
-           im lokalen Hochschulbibliotheksnetz an den Terminals in der Hochschulbib-
            liothek auf den dort eingebundenen CD-ROM:
-           im Internet auf der Homepage unserer Hochschulbibliothek unter den Menü-
            punkten:
Verlagsangebote beim Buchhandel oder Antiquariat
In all diesen Datenbanken (CD-ROM und Internet) ist es auch möglich, lieferbare Titel nach Schlagworten der gewünschten Fachgebiete zu suchen.
In unserem Online-Katalog (auf der Homepage der Bibliothek) kann/sollte auch vom PC-Arbeitsplatz aus geprüft werden, welche Literatur bereits von der Hochschulbibliothek beschafft wurde und bereits vorhanden ist.
 
 
7.         Gültigkeit der Ordnung
Diese Beschaffungsordnung wurde vom Leiter der Hochschulbibliothek, dem Bibliotheksausschuss, und dem Referat 2 erarbeitet.
 
 
Sie ist mit Senatsbeschluss vom 21.07.1998 gültig.
gez. Rektor Prof. Bornkessel


 

(Stand 10/2014)