ERASMUS+ - Bewerbungsverfahren


Beschreibung des Bewerbungsverfahrens in Erasmus+ für Studierende der EAH Jena und Informationen zur Förderung

1. Nominierung durch den Fachbereichskoordinator/ Akademisches Auslandsamt

Termin: mindestens 8 Monate vor Beginn des gewünschten Studienaufenthaltes

Bei Interesse an einem Studienaufenthalt im europäischen Ausland über das Erasmus+ - Programm sollten Sie sich zunächst an den Erasmus-Koordinator in Ihrem Fachbereich wenden. Der Fachbereichskoordinator/ in ERASMUS+ "responsible person" entscheidet i.d.R. über Ihre Nominierung für dieses Programm, die Grundvoraussetzung für die Teilnahme ist und er ist für die Unterzeichnung der Learning Agreements zuständig.

Die Erasmus -Fachbereichskoordinatoren (neu: "responsible person") an der Ernst-Abbe-Fachhochschule Jena:

​Fachbereich Fachbereichskoordinator LLP/Erasmus E-Mail​
​BW ​Prof. Dr. Hans Klaus hans.klaus(at)bw.fh-jena.de
​ET/IT ​Prof. Dr. Detlef Redlich detlef.redlich(at)fh-jena.de
​SciTec

​Prof. Dr. Steffen Teichert

Prof. Dr. Michael Gebhardt

steffen.teichert(at)fh-jena.de

michael.gebhardt(at)fh-jena.de

​SW ​Prof. Dr. Thomas Trenczek thomas.trenczek(at)fh-jena.de
​MB ​Prof. Dr. Thomas Heiderich thomas.heiderich(at)fh-jena.de
​MT/BT ​Prof. Dr. Karl-Heinz Feller (Türkei)
Prof. Dr. Andreas Voss (Spanien)
 
karl-heinz.feller(at)fh-jena.de andreas.voss(at)fh-jena.de
​WI  

​Prof. Dr. Peter Pawliska

Prof. Dr. Kathrin Reger-Wagner

peter.pawliska(at)fh-jena.de

kathrin.regner-wagner(at)fh-jena.de

 

Danach wenden Sie sich bitte an das Akademische Auslandsamt, um das eigentliche Bewerbungsverfahren einzuleiten. Hier ist die Leiterin Frau Förster Ihre Ansprechpartnerin.

Hinweis: Der bilaterale Vertrag mit einer Erasmus+-Partnerhochschule bezieht sich immer auf bestimmte Fächer- und Fächergruppen. Es kann nicht jeder Student eines beliebigen Fachbereichs und Studiengangs  an allen aufgelisteten Hochschulen zu einem Studienaufenthalt im Rahmen des Erasmus+ - Programms zugelassen werden. Die Liste der Partnerhochschulen wird jährlich erneuert und gilt für das Winter- sowie das sich anschließende Sommersemester (für ein akademisches Jahr). Sie ist unter der Rubrik Erasmus+ zu finden. Es gibt zahlenmäßige Beschränkungen und die zentrale Ausschreibung der Plätze zu einem verbindlichen Bewerbungstermin an der EAH Jena ist in Planung und wird zu gegebener Zeit bekanntgegeben.

Bei den folgenden Informationen handelt es sich um eine Zusammenstellung und keine Rangfolge. Bei Unklarheiten wenden Sie sich bitte an das AAA.

1. Information

Zuerst müssen Sie sich umgehend über die Partnerhochschule, das administrative Bewerbungsverfahren vor Ort, die sprachlichen Anforderungen und über in Frage kommende Kurse informieren. Es gibt Online-Bewerbungsportale und auch herkömmliche Bewerbungsformulare und die Vorgaben und Termine sind von Hochschule zu Hochschule unterschiedlich. Gehen Sie auf die Internetseiten zu ERASMUS+ der zukünftigen Gasthochschule und ermitteln Sie dort Abläufe und Termine. Informieren Sie sich bitte rechtzeitig!

2. Einreichen der vollständigen Bewerbungsunterlagen im Akademischen Auslandsamt/ ggf. Online-Nominierung durch AAA

Abhängig von den Vorgaben der Zielhochschule müssen dann bestimmte Formulare, tabellarischer Lebenslauf, Motivationsschreiben, Passkopie, Fächer-und Notenübersicht, Learning Agreement erstellt und im AAA abgegeben werden und an die Partnerhochschule geschickt werden. Bewerbungstermine sind dabei einzuhalten und der Postweg einzuplanen. Manchmal ist auch eine offizielle Nominierung im Bewerbungsportal durch das AAA (z.B. Umea) notwendig.

3. Learning Agreement

Das Learning Agreement ist eine wesentliche Grundlage  für das gesamte Verfahren. Das Learning Agreement wird gemeinsam mit den anderen Bewerbunsgunterlagen an die Partnerhochschule geschickt. In das Formular Learning Agreement tragen Sie in Absprache mit Ihrem Fachbereichskoordinator und unter Hinzuziehung der Informationen aus möglichen Infobroschüren bzw. der Internetseite Ihrer Zielhochschule die Kurse ein, die Sie an der Partnerhochschule belegen wollen. Tragen Sie zudem auch die entsprechenden ECTS Credits ein. Beachten Sie, dass Sie eine bestimmte ECTS-Punktzahl (i. d. R. 30 im Semester) aus dem Auslandsstudium mitbringen müssen, um den Erasmusvertrag Ihrerseits zu erfüllen und die Förderung durch das Programm zu erhalten. Sie sind eigenständig für die Ausfüllung und Organisation der Unterschriften verantwortlich.

Eine Vorlage mit umfänglichen Erklärungen ist unter der Rubrik Erasmus+ hinterlegt. Inzwischen werden an vielen Partnerhochschulen Online-Bewerbungen in Portalen praktiziert, in die teilweise das Learning Agreement eingebunden ist. Im neuen Erasmus+-Programm ist der Anerkennungsprozess der im Ausland erbrachten Studienleistungen integriert und in 3 Teile vor, während und nach der Mobilität gegliedert. Vor dem Beginn des Auslandsstudiums muss dem Akademischen Auslandsamt ein vollständiges und von allen Parteien (Student, "responsible person" an Heimat- und Gasthochschule) unterzeichnetes LA vorliegen, das ein Pflichtbestandteil des Grant Agreement (Dokument zur finanziellen Regelung der Zuwendung) ist.

Ab dem Zuwendungsvertrag 2015 wird eine veränderte Variante des Learning Agreements  verwendet werden müssen!  Zu diesem wird ein Leitfaden online zur Verfügung gestellt, der von Ihnen heruntergeladen werden kann. 

 

 

4. Bestätigungen über die Aufenthaltsdauer durch die Partnerhochschule im Zielland

Für die Stpendienberechnung und als Pflichtangabe im Grant Agreement ist die exakte Aufenthaltsangabe (von Datum bis Datum) notwendig. Dafür wurden 2 Formblätter unter Erasmus+ eingestellt, die vor und zum Ende des Aufenthalts von der Gasthochschule ausgefüllt werden müssen. Nehmen Sie selbst Kontakt auf und senden die ausgefüllten Bestätigungen an das AAA.

Zudem sollten mit der Gasthochschule Termine im Hinblick auf Anreise und Wohnungssuche geklärt werden. Insbesondere Wohnheimplätze bedürfen einer fristgerechten Bewerbung. Termine von eventuellen Einführungswochen oder Sprachkursen vor Vorlesungsbeginn sollten bei der Planung der Anreise beachtet werden. Ihr Ansprechpartner ist der jeweilige Erasmuskoordinator bzw. das International Office der Gasthochschule.   

 

 5. Individuelles Zulassungschreiben der Partnerhochschule

Wenn alle Ihre Dokumente fristgerecht im Rahmen des Bewerbungsverfahrens an die Gasthochschule geschickt wurden, werden Sie ein Zulassungsschreiben und weitere Informationen zum Studienablauf von dort erhalten. Eine Kopie des Zulassungschreibens übergeben Sie dem Akademischen Auslandsamt. Dies ist ein weiterer Pflichtbestandteil der ERASMUS+-Förderung. Bafög-Empfänger benötigen es auch für die Beantragung von Auslandsbafög. Wenn das Zulasungschreiben konkrete Angaben zur Semesterzeit enthält, kann auf die Anfangsbestätigung (siehe Punkt 4) verzichtet werden.

6. Grant Agreement

Nachdem Sie die Bestätigung der Partnerhochschule über die Aufenthaltslänge und ein vollständiges und von allen Seiten unterschriebenes Learning Agreement (Abschnitt BEFORE THE MOBILITY) an das Akademische Auslandsamt gesandt haben, wird das Grant Agreement erstellt und per E-Mail an Sie geschickt. Sie ergänzen Ihre Bankangaben und senden 4 unterschriebene Exemplare im Original auf dem Postweg an das AAA. Danach erfolgt die Unterschrift seitens der Hochschulkoordinatorin Frau Förster und ein Exemplar wird an die  angegebene Postadresse an Sie zurückgeschickt. Lesen Sie das Grant Agreement genau durch, denn Sie gehen damit Verpflichtungen ein! Die genaue  Berechnung der Höhe des Mobilitätszuschusses ist erst möglich, wenn ein Zuwendungsvertrag vorliegt und eine gewisse Sicherheit über die Nominierung aller Teilnehmer besteht.

Die Zahlung des Mobilitätszuschusses erfolgt in 2 Raten. Die letzte Rate erhalten Sie erst, wenn alle Pflichtdokumente im AAA (Endbestätigung über Aufenthalt, Transcript, 3. Teil des LA mit Dokumentation der Anerkennung im FB, Erfahrungsbericht etc.) eingetroffen sind und das Berichtswesen (siehe auch Mobility Tool, Sprachtest) abgeschlossen ist. Die Höhe des Zuschusses wird in Pauschalen nach Ländergruppen und Aufenthaltsdauer im Rahmen der zur Verfügungs stehenden Mittel errechnet; prinzipiell könnten sich daraus auch sogannte "Zero-Grants" ergeben.

7. Sprachliche Anforderungen, Tests, Lizenzen zu Online Sprachkurs, Mobility Tool

Die  sprachlichen Anforderungen werden von der Partnerhochschule festgelegt und sind der Tabelle zu den Partnerhochschulen zu entnehmen. Vor Beginn des Auslandsaufenthaltes und am Ende muss ab SS 2015 verpflichtend ein Sprachtest in der Hauptarbeitssprache der Mobilität (zur Zeit verfügbar Englisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Spanisch, Deutsch/ kein Test für nicht verfügbare Arbeitssprachen ) absolviert werden und es werden Lizenzen für Online-Sprachkurse vergeben. Die Zugänge erhalten Sie über das AAA, welches Sie in Datenbanken einträgt, von wo aus Sie automatische E-Mails erhalten. Im ab Vertrag 2015 gültigen Learning Agreement müssen neuerdings auch Angaben zu den Sprachkenntnissen gemacht werden.

Alle Daten werden in ein sogenanntes Mobility Tool eingetragen. Aus diesem System werden Sie automatisch zum Berichten aufgefordert und erinnert, wenn Sie Ihrer Verpflichtung nicht nachgekommen sind. Die Teilnahme ist Pflicht. Kommen Sie Ihren Verpflichtungen nicht nach, führt das zur Aufforderung zur Rückzahlung des Mobilitätszuschusses. 

Überprüfen Sie bitte, ob diese Nachrichten nicht versehentlich in Ihrem Spam-Ordner gelandet sind!

8. An der Gasthochschule angekommen und weiterer Ablauf vor Ort

Nach Ankunft müssen Sie dem AAA zeitnah   

  • die Immatrikulationsbescheinigung und/ oder       
  • eine Kopie des Studentenausweises   

zukommen lassen.

Sollten sich in der ersten Zeit Ihres Aufenthaltes zudem Änderungen in der Kurswahl ergeben, müssen Sie diese im Learning Agreements Teil 2 DURING THE MOBILITY vermerken. Danach müssen wieder alle Unterschriften eingeholt und ein PDF per E-Mail an das AAA geschickt werden.

Am Ende Ihres Aufenthaltes lassen Sie sich bitte noch die zweite  Bestätigung über die tatsächliche Aufenthaltsdauer von den Kollegen der Gasthochschule und ausfüllen bringen diese mit und übergeben sie unverzüglich dem AAA. Die Vorlage finden Sie unter Erasmus+.

Außerdem bitten Sie um ein Trancscript of Records (Auflistung der Kurse und erreichten Studienleistungen), welches Sie ebenso in Kopie an das AAA schicken müssen. 

5. Wieder in Deutschland

reichen Sie bitte zeitnah folgende Unterlagen im Akademischen Auslandsamt ein.

  • einen ausführlichen Erfahrungsbericht (ca. 1-2 Textseiten + Foto(s)), der der Information anderer Studierender dient. Schreiben Sie bitte etwas über die Partnerhochschule, die belegten Kurse, Ihre Wohnsituation und das Leben im Gastland sowie Schwierigkeiten und besondere Highlights. Schicken Sie ihn bitte online als Word- Dokument und die Fotos extra angehängt.
  • Letter of Confirmation (zum Ende des Studienaufenthalts)
  • Transcript of Records (Auflistung der Prüfungsergebnisse mit ausgewiesenen ECTS-Punkten)
  • Learning Agreement Teil 3 AFTER THE MOBILITY mit Dokumentation der Anerkennung.

Vergessen Sie nicht den Online-Bericht im Mobility Tool und den abschließenden Sprachtest, wie oben bereits beschrieben wurde.   

Bedenken Sie, dass fehlende Unterlagen zu Rückzahlverpflichtungen des ERASMUS+-Mobilitätszuschusses führen. Alle bürokratischen Abläufe und Papiere erfordern nur Disziplin und Fleißarbeit und sind ein pragmatisch zu absolvierendes Pflichtprogramm, das Ihnen die Freude am Auslandsstudium nicht trüben wird.

Das Akademische Auslandsamt wünscht Ihnen eine unvergessliche Zeit im Ausland!